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新入社員になると、これから仕事でお世話になる配属先の先輩社員や社内の関連部門に対して、挨拶メールを送る機会があります。

関係各所に送る挨拶メールは、その部署の先輩社員とのファーストコンタクトになる場合があり、メール1通であなたの第一印象が決まってしまいます。

「この新人はできるヤツだ」

このように好印象を与えられると、早く名前を覚えてもらえたり、仕事を依頼する際にも快く引き受けてくれるなど、社会人としてスタートダッシュに成功することでしょう。

 

一方で、「この新人はメールのマナーも知らないのか…」と悪い印象を与えてしまった場合、早速信用を失うこととなり、マイナスからのスタートとなってしまいます。

そこで、今回は挨拶メールの書き方やマナーを説明するとともに、例文を紹介しておくので、新入社員の方は参考にしてください。

挨拶メールの書き方

挨拶メールは、次の3点に注意して作成しましょう。

  1. 新入社員の挨拶メールだと分かる件名をつける
  2. 本文は長すぎないように簡潔にまとめる
  3. 教育係となる先輩社員にもccで送る

では、順番に説明していきます。

1.新入社員の挨拶メールだと分かる件名をつける

多忙な部署で働く先輩社員の中には、メールの件名から重要度を判断して、読む順番を決めたり、読むべきかを判断している人もいます。

そもそも、新入社員の挨拶メールなどは、誰にとっても緊急度や重要度の低いものであり、休憩時間や昼休みなどに目を通す人が多いと考えられます。

そのため、メールの件名は、新入社員の挨拶メールだと瞬時に判断できるように、シンプルで分かりやすいタイトルにしましょう。

 

配属のご挨拶【新入社員 山田】

このような件名であれば、新入社員の挨拶メールだとすぐに判断してもらえます。

2.本文は長すぎないように簡潔にまとめる

先に説明したように、新入社員のメールは、送り手にとっては名前を覚えてもらう大切な機会となりますが、相手にとって緊急性も重要性も低いメールとなります。

そこで、挨拶メールはダラダラと長くならないよう、要点を絞って簡潔にまとめましょう。

挨拶メールには、次の3点を盛り込み、MAX500文字を目安としてください。

  • 自己紹介
  • 新入社員としての決意表明
  • 指導のお願い

詳細は、例文で紹介します。

3.教育係となる先輩社員にもccで送る

新入社員として部署に配属されると、多くの場合は年齢の近い先輩社員が新人であるあなたの教育係となります。

新入社員のうちは、どんな些細な仕事もすべて教育係となる先輩に逐一報告しておくことをおすすめします。

そもそも、社会人として組織で働く際には、報・連・相が仕事の基本となるので、まずは先輩社員に仕事の報告を行いましょう。

 

仮に、あなたが関係部署に対して送ったメールにマナー違反があったとしても、先輩社員にccで送っておかないと、誰も指摘してはくれません。

さらに、新人がヘマをやらかした場合、先輩社員は、指導係としてその責任を追求されることとなるので、あなたが行う仕事については、すべて把握しておきたいと考えているはずです。

メール1通送るだけの簡単な仕事であったとしても、教育係の先輩にはccで報告しておいた方がよいでしょう。

では、上述したポイントを踏まえた挨拶メールの例文を紹介します。

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挨拶メールの例文

今回は、営業1課の新人である山田さんが、今後仕事で頻繁に顔を合わせることになる設計1課のベテラン社員佐藤さんに挨拶メールを送る場合を想定します。

件名:配属のご挨拶【営業1課新入社員 山田】

購買1課 佐藤様

はじめまして、4月1日より営業1課に配属された山田太郎と申します。

営業1課では、製品XXを担当させていただくことになりましたので、ご挨拶申し上げます。

私は、先月までA大学文学部に在籍しており、在学中は日本文学を専攻しておりました。

自分の専攻分野とは全く異なるジャンルでの仕事に戸惑っておりますが、営業の専門知識や製品知識を貪欲に吸収し、1日も早く戦力になれるよう頑張っていく所存です。

まだ、右も左もわからない状況であり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、精一杯努力していきますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

取り急ぎ、ご挨拶まで。

——————————————–
営業1課 山田太郎
電話番号:xxx-xxxx-xxxx(内線1234)
メールアドレス:xxx@xxxxxx
——————————————–

まとめ

新入社員の挨拶メールは、次の3点を意識して作成することが大切です。

  1. 新入社員の挨拶メールだと分かる件名をつける
  2. 本文は長すぎないように簡潔にまとめる
  3. 教育係となる先輩社員にもccで送る

挨拶メールは社内だけでなく、取引先に送る場合もあります。初めて社外にメールを送る際には、先輩社員にメールの文面を添削してもらうことをおすすめします。

わからないこと、不安に思うことなどは、遠慮せずに先輩社員に積極的に質問しましょう。

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