どうも、ダイスケです。
今回は、後回しにしがちなメールの返信について、メールボックスが未送信メールに溢れかえることがないように、素早くメールを返信する方法についてまとめておきます。
メールが溜まる理由
メールの返信というのは、基本的に相手からの質問に答えるだけなので、それほど時間はかからないものです。
しかし、大した時間をとらないことと「今すぐに返信しなければならない」という時間的な制約もないため、後回しにしがちです。そして、気づいた時には、メールボックスが未読のメールで埋もれており、回答希望期限などが過ぎてしまったものがあったり、相手から電話が催促の電話がかかってきたりといった事態も起こりえます。
では、このようなメールに埋もれた状態にならないようにするためには、どうすればよいのでしょうか？
メールに埋もれない方法
まず、結論から言うと、雛形を用意しておくことが重要です。例えば、相手に謝罪や断りのメールを入れるのは誰しも気の進まない行為です。
そのため、後回しにしがちですが、ネガティブなメールこそ、すぐに送ることで、相手に誠意を伝えることができます。レスポンスの早さもビジネスでは重要と言えます。
そこで、謝罪や断りなどの気の進まないメール返信については、雛形を用意しておくことで、比較的短時間で、苦痛もなく早く作成することができます。そして、謝罪する内容も、納期の遅れ、不具合などたいてい同じ内容になることがほとんどなので、雛形を有効活用することで、メール返信作業を大幅に効率UPさせることができます。
そうすることで、朝の貴重な時間をメール返信でつぶしてしまうことを防げます。
まとめ
メールが受信ボックスに溜まる原因は、「今すぐに返信しなければならない」という時間的制約がないため、後回しにしがちだからです。さらに、謝罪や断りなどのネガティブな内容を伝えるメールは、作成時にストレスを感じるので、先延ばしにしやすいと言えます。
そのため、気の進まない事柄については、あらかじめ雛形を作成しておき、メール作成時間を短縮させ、すぐに取り掛かりやすい状態にしておくことで、メールが溜まることを回避できます。
