送別会の案内メールの書き方についてまとめておきます。例文を紹介するので、案内メールの作成に役立ててください。
目次
案内メールの書き方
まず、送別会の案内をメールで通知する場合、次の６点に注意しましょう。
- 遅くとも2週間前には通知する
- 案内事項を簡潔かつ明確に書く
- 誰の名前で予約しているのか明記しておく
- 挨拶をお願いする方には依頼メールを別に送る
- 社外にはハガキやお手紙が相応しい
- 出欠は口頭ではなくメール返信でお願いする
では、各項目について順番に説明していきます。
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１．遅くとも2週間前には通知する
まず、案内メールは遅くとも送別会の２週間前には送るようにします。相手のスケジュール調整を考慮し、早めに案内を出すのがマナーとなります。
ちなみに、私が勤める会社では、通知や案内のメールは基本的に２週間以上前に送るのが暗黙のルールとなっています。
２．案内事項を簡潔かつ明確に書く
案内は箇条書きを用いるなどして、メールを開いた人が一目で日時、場所、会場などの必要事項を把握できるようにしましょう。ここで、会場となるお店のURLや地図を添付しておくと親切です。
要点がすぐに分かるようなメリハリの利いたメールを作成しましょう。
３．誰の名前で予約しているのか明記しておく
次に、お店を予約した人の名前も忘れずに記載しておきます。というのも、参加者がお店に入店する際に、予約者の名前が分からないと店員に何と伝えればよいのか困惑してしまいます。
送別会の案内メールを会社のパソコンで送る場合、たいていの会社ではセキュリティの関係から社外でそのメールを見ることはできないので、幹事の名前を覚えていないと入店する際に困ります。
特に、入社１年目の社員が幹事を任された場合、参加者はまだ幹事の名前を覚えていない可能性もあるので、お店を予約する際には、「A会社B部C課 山田太郎」のように名前だけでなく、会社名や部署名も入れて予約しておきましょう。
以上から、案内メールを送る際には、参加者に配慮して、お店に予約したときの予約者名を記載しておくと親切です。
４．挨拶をお願いする方には依頼メールを別に送る
送別会では上司、同期社員、後輩などが、職場を離れる主賓に対して、感謝の気持ちや健闘を祈り、挨拶を行うのが通例です。そのため、幹事は、事前に挨拶をお願いする人に対して、案内メールとは別に挨拶の依頼メールを送る必要があります。
送別会当日になって、いきなり挨拶をお願いするのは失礼にあたります。
５．社外にはハガキやお手紙が相応しい
社外の方を送別会に招待する場合、メールではなく、ハガキやお手紙で案内する方が相応しいとされています。また、メールを送る場合は、メールだけで済ませるのではなく、後で電話を入れるのがマナーとなります。
６．出欠は口頭ではなくメール返信でお願いする
送別会の出欠については、案内メールに出欠連絡欄を設けて、メール返信で回答してもらうようにします。
というのも、口頭にした場合、自分がうっかり忘れてしまうリスクがあるので、できる限り出欠連絡については、メールでの回答をお願いするようにします。
では、上記のポイントを踏まえつつ、案内メールの文例を作成していきます。
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案内メールの文例
佐藤太一さんの送別会のご案内
A部B課 各位
皆様ご承知のとおり、B課の佐藤太一さんが４月１日付でX部Y課に異動されることとなりました。
つきましては、これまでお世話になった佐藤さんに感謝の意を表わすとともに、X部でのご活躍をお祈りし、以下のとおり送別会を開きます。
ご多忙中とは存じますが、是非ともご参加をお願いいたします。
========================================
日時：３月２０日（金曜日） １８時～１９時３０分
場所：いなど屋（場所は以下のURL参照）
http://www.x.x/ tel.000-0000-0000
※お店はA部B課山田で予約しております
会費：3,000円（当日ご持参ください）
幹事連絡先：tel.000-0000-0000 mail:x@docomo.ne.jp
========================================
出欠は、3月15日までに、このメールに返信してお知らせください。なお、返信メールには以下の事項を記載願います。
＜出欠連絡＞
お名前：
【 】出席
【 】欠席
※どちらかに◯印をつけてください。
以上
まとめ
送別会の案内メールを送る際には、次の６点に注意しましょう。
- 遅くとも2週間前には通知する
- 案内事項を簡潔かつ明確に書く
- 誰の名前で予約しているのか明記しておく
- 挨拶をお願いする方には依頼メールを別に送る
- 社外にはハガキやお手紙が相応しい
- 出欠は口頭ではなくメール返信でお願いする
案内メールを送る際には、必要事項に抜けが無いよう、最低2回はチェックし、まずは自分宛てに送信します。表示の崩れや文章の読みやすさなどをチェックし、問題がなければ関係者に展開します。
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